Cyfrowe zarządzanie wydatkami – oto dlaczego jest ono kluczowe dla Twojej firmy

Papierowe paragony, które wyblakły lub zostały zgubione, powtarzające się pytania pracowników dotyczące procedur, wydawania pieniędzy i raporty przesyłane tam i spowrotem; może rozpoznajesz w tych pytaniach swoją Firmę? Nie musi tak być! Dzięki cyfrowemu zarządzaniu wydatkami zarówno Ty, jak i Twoi pracownicy zyskujecie lepsze doświadczenia, zmniejszacie ryzyko błędów i możecie spędzać czas na innych rzeczach, niż tylko zarządzanie wydatkami.

Przez papierowe zarządzanie wydatkami pracownicy mogą poświęcić nawet wiele godzin miesięcznie na administrowanie. Czy wiesz, ile godzin Ty i Twoi koledzy spędzacie na wydatkach w ciągu roku? A na jakie działania tworzące wartość mógłbyś zamiast tego poświęcić ten czas? Czytaj dalej, aby dowiedzieć się jakie masz możliwości!

Korzyści z cyfrowego zarządzania wydatkami

Korzyści płynące z nowoczesnego zarządzania wydatkami są liczne, zarówno dla pracowników, kierowników je zatwierdzających, jak i kierowników finansowych. Cyfrowe możliwości oznaczają m.in. możliwość automatycznej analizy paragonów oraz przyspieszenie całego procesu obsługi wydatków, co ogranicza przestoje i ryzyko błędu ludzkiego. Poniżej przedstawiamy niektóre z korzyści:

Zautomatyzuj jeszcze bardziej

Wszystkie możliwe kosztowne ręczne procesy zostały w ostatnich latach usprawnione dzięki cyfrowej transformacji, która ma miejsce na świecie. Dzięki cyfrowemu rozwiązaniu do zarządzania wydatkami, które jest połączone z innymi narzędziami firmy, możesz skrócić czas poświęcany na zadania administracyjne. Na przykład dokumentacja z rozwiązania wydatkowego może być automatycznie wysyłana do systemu zarządzania płacami i księgowością.

Raportuj wydatki, certyfikuj i zatwierdzaj kiedy i gdzie chcesz

Oferowanie nowoczesnych narzędzi, które ułatwiają codzienne życie Tobie i Twoim współpracownikom, jest przewagą konkurencyjną, zwłaszcza dziś, gdy wiele osób pracuje w domu. Nowoczesne zarządzanie wydatkami to narzędzia, które wspierają, a nie mylą. Teraz możliwe jest dokonywanie wydatków, poświadczanie i zatwierdzanie z dowolnego miejsca - za pośrednictwem Internetu lub aplikacji.

Nigdy więcej zgubionych rachunków

Cyfrowa kopia paragonu jest przechowywana razem z raportem wydatków, a fizyczne paragony, które mają kopię cyfrową, muszą być przechowywane tylko przez trzy lata; w porównaniu do siedmiu, jeśli istnieje tylko jedna wersja fizyczna. Koniec z zagubionymi paragonami!

Zminimalizuj ryzyko błędów

Odsetek paragonów cyfrowych rośnie z każdym rokiem, a dzisiejsze rozwiązania do zarządzania wydatkami w pełni to wykorzystują. Dzięki automatycznej analizie paragonu zmniejsza się ryzyko błędu ludzkiego. Rozwiązania cyfrowe zwiększają również identyfikowalność i dostępność danych, zmniejszając w ten sposób ryzyko pomyłek lub oszustw.

Zarządzanie wydatkami w 5 krokach

Cyfrowe zarządzanie wydatkami oszczędza czas zarówno dla pracowników, kierowników certyfikujących, jak i dla Ciebie, który jest kierownikiem finansowym lub administratorem, więc upewnij się, że znajdziesz rozwiązanie, które uprości ten proces dla Ciebie i wszystkich zaangażowanych osób. W dobrym systemie możesz łatwo wykonać pięć kroków, aby sprawnie zarządzać wydatkami:

• Pracownik dokonuje zakupu i otrzymuje fizyczny lub cyfrowy paragon.
• Paragon jest fotografowany lub wysyłany e-mailem do systemu, gdzie paragon jest automatycznie analizowany. Zostaje utworzony i przesłany raport.
• Certyfikujący sprawdza raport w aplikacji lub w Internecie.
• Kierownik finansowy zatwierdza raport i przekazuje go do zapłaty.
• Paragon księgowany jest w systemie finansowo-płacowym

Digitalizacja zarządzania wydatkami zajęła trochę czasu, a zmiany i transformacja mogą być trudne. Nie chodzi tylko o zmianę platformy lub oprogramowania, ale o nowy sposób pracy. Jednak narzędzia, które wspierają Cię w cyfrowym zarządzaniu wydatkami, są często projektowane tak, aby Ty i Twoi pracownicy mogli łatwo rozpocząć i natychmiast uzyskać korzyści z tego płynące. A gdy jest również podłączony do systemów płacowych i księgowych, zyskujesz jeszcze więcej czasu.

Więc na co chcesz spędzać czas w przyszłości?